PROTOCOLANDO DOCUMENTO VIRTUAL NO SISTEMA GED

O que define um documento como virtual é seu assunto em consonância com a decisão de cada órgão. Assim, se o documento de um assunto virtual for entregue ao protocolador em meio físico, o protocolador necessitará digitalizar o documento e transformá-lo em um arquivo digital, como o PDF e incluí-lo no sistema GED.

Para protocolar um documento que está em meio físico como virtual, inicialmente digitaliza-se o mesmo. Então, clica-se no menu CADASTRAR >> PROTOCOLO DE DOCUMENTOS >> VIRTUAIS.

Abrir-se-á a tela de protocolo de documentos virtuais conforme figura na página seguinte:

Para efetuar o protocolo do documento virtual preenchem-se os campos:

Origem do documento: neste campo informa-se se o documento tem origem interna ou externa ao órgão;

TITULAR: neste campo é informado o nome do órgão remetente ou o nome do entregador do documento;

Tipo de documento: aqui é informado se o documento é um ofício, memorando, nota fiscal, etc;

Nº do documento: Preenche-se, este campo, com o número do documento na instituição remetente. Caso o documento não tenha número como, por exemplo: carta, planilha etc, atribuir ao campo <s/n> que significa sem número;

Nível de sigilo: neste campo é informado quem pode visualizar o documento protocolado;

Descrição do documento: Breve relato do documento;

Arquivo: Documento em meio físico digitalizado. Clica-se no botão selecionar Arquivo [ Escolher arquivo ] para que seja feito o upload do documento já salvo no computador como um arquivo PDF.

Após verificar que os campos necessários estejam preenchidos de maneira correta, clica-se em Incluir:

Será exibida uma tela de confirmação de validação:

Nota-se que o documento possui, agora, um número de protocolo como indicado na Figura – Documento validado em Protocolo de Documentos virtuais.

Depois de protocolado, movimenta-o ao setor de destino.